چگونه بهره وری عملکرد کارکنان را در دورکاری افزایش دهیم ؟

خودتان را در ۵ سال گذشته تصور کنید .هر روز زمانی بین هشت صبح تا پنج عصر را در محیط کارتان به انجام وظایف متعدد می‌گذراندید ، رسیدگی به امور ارباب‌رجوعان ، خدمات پس از فروش، تولید و بازاریابی محتوا ، هماهنگی جلسات و گردهمایی‌ها و یا هر چیز دیگری که در محدوده وظایف شغلی شما قرار می‌گرفت . چه کسی فکر میکرد دنیا در حال حاضر به این سمت برود ؟ شرایط کنونی عصر جدید ،‌خواسته یا ناخواسته زندگی شخصی و شغلی تمام انسان‌ها در سرتاسر جهان را دستخوش تغییر کرده‌است . هیچ یک از ما هم از این قاعده مستثنی نیستیم . زندگی اجتماعی افراد در دنیا رفته‌رفته به سمتی می‌رود که تا دهه‌ی قبل غیر‌قابل پیش‌بینی بود اما الآن بخشی از ملزومات و تدابیر کنونی ماست .

دورکاری یا ریموت‌ورکینگ‌‌ (Remote working)  ، جزو اصطلاحاتی است که همیشه در تاریخچه‌ی شغل وجود داشت و مفهوم جدیدی نیست اما هیچوقت به اندازه‌ی امروز متداول نبوده ‌است. پس چگونگی استفاده از آن در حال حاضر به یک چالش تبدیل شده ‌است . تا پیش از این ریموت‌ورکینگ یکی از گزینه‌های انجام کار بود ولی امروز یکی از الزامات پیشبرد امور است! پیش از این دورکاری بعنوان بخشی از عملکرد شغلی خارج از محیط کار مطرح می‌شد ،‌آن هم در خصوص برخی مشاغل خاص با وظایف ویژه! حرفه‌ای های محیط کسب‌و‌کار همیشه از این مفهوم به عنوان یکی از ابزار های بهینه‌سازی زمان انجام پروژه‌ها استفاده کرده‌اند و قطعا آنها امروز توانایی بیشتری در کنترل بحران‌های به‌وجود‌آمده دارند !

 مثلا یک کارمند بانک یا شرکت بیمه بر‌حسب وظایفی که در محیط کارش انجام می‌دهد باید روزانه در بازه‌ی زمانی مشخص در محیط کارش حضور یابد و این موضوع در برخی مشاغل دیگر متغیر است ، مثلا یک تولیدکننده محتوا می‌تواند بخش عمده‌ای از وظایفش را خارج از محیط کار به انجام برساند! کمی به شغل خودتان فکر کنید، حضور مستقیم و دائم شما در محیط کارتان چه تاثیری در انجام مطلوب شغلتان دارد؟ حال اگر می‌خواستید همان کار را به‌صورت ریموت انجام دهید چه اتفاقی می‌افتاد؟

در چند سال اخیر ، نام برخی نرم‌افزار های مدیریت‌پروژه در محیط‌های شغلی متداول شده‌است ، این نرم افزار‌‌ها امکان پیشبرد وظایف شغلی خارج از محیط کار را تا حدودی فراهم کرده‌است ولیکن اغلب با محوریت انجام امور پروژه‌های موقت در محیط شغلی انجام شده‌اند ،‌ نه وظایف تکراری روزانه!

با توجه به شرایط ناگهانی‌ای که این روز‌ها به دلیل همه‌گیر شدن کرونا ویروس (Corona virus) در جهان به وجود آمده‌است ، این الزام برای تمام سازمان‌ها مطرح شده‌است که کار های خود را به صورت دورکاری پیش ببرند! دنیا تا به امروز تجربه‌ای به این شکل نداشته است!

بر اساس یکی از یافته‌های حاصل از یکی از تحقیقات کنونی ، ۸۸٪ از سازمان‌ها کارمندان خود را به دورکاری در طول مدت ویروس Covid-19 تشویق کرده‌اند و حدود ۷۱٪ از مدیران و ساختارهای اجرایی نسبت به این موضوع و عواقب ناشی از آن مثل میزان بهره‌وری کارکنان اظهار نگرانی کرده‌اند .

هدف از نوشتن این مقاله کمک به شما در جهت افزایش عملکرد و کارایی تیم های دورکاری از طریق برقراری و حفظ ارتباطات و تعامل مستمر با آنها، توسعه انعطاف‌پذیری و با تکیه بر فناوری نوین و راهکارهای تکنولوژی است!

۱.استفاده از اهرم فناوری و تکنولوژی های جدید

تجارب مدیریتی در طول سال‌های اخیر ثابت کرده‌است که انجام امور متداول شغلی از طریق سیستم‌های اتوماسیون بسیار امکان‌پذیر‌تر شده‌است. استفاده از این سیستم‌های یکپارچه ، خصوصا در زمان بحران به وجود آمده، یکی از ملزومات شغلی‌ است . این سیستم‌ها به کارمندان شما کمک میکنند که امور را بر مبنای اولویت وظایف خود انجام دهند و از برخی کارهای تکراری و غیرمولد پرهیز کنند و به این ترتیب بر روی وظیفه اصلی خود متمرکز شوند . این ابزارها نه تنها  میتوانند خلاصه ای از تمام اموری که در حال حاضر در حال انجام اند را نمایش دهند ، بلکه تمام اعلان‌ها و یادآوری‌های لازم جهت انجام بهتر امور را هم به نمایش میگذارند و نوعی نظم و ترتیب در انجام وظایف بوجود می‌آورند .

یکی از فناوری‌های دیگری که در پیشبرد امور سازمانی در شرایط ویژه میتواند به شما کمک کند، رونویسی یا سند نگاری است. اگر در شرکت به صورت مداوم با انبوهی از داده‌ها سر‌وکار دارید، میتوانید از این روش استفاده کنید. به‌عنوان مثال شما میتوانید تماس تلفنی مشتری خود و سفارشات را به متن تبدیل کنید و در یک فایل درایو با واحد انبارداری و حسابداری به اشتراک بگذارید.

۲. افزایش انعطاف پذیری

ریموت‌ورکینگ، به عنوان یک قابلیت انجام کار در هر زمان و مکان ، به عنوان یکی از شیوه‌های انعطاف‌پذیر انجام کار شناخته شده است. ریموت‌ورک به خودی خود یک تحول جهانی بود که بستر انجام منعطف امور را فراهم میکرد. اگر یک نگاه گذرا به سیاست‌های کار از راه دور بیندازید ،‌ عواملی مثل ملاحظات حقوقی ، موضوعات مرتبط با فناوری و انتظارات را میبینید. با تمام این اوصاف تنها راه خروج کم‌ضرر از شرایط کنونی،‌ دورکاری است. در حال حاضر ما یکی از بزرگ ترین تغییرات در تاریخ دورکاری را تجربه میکنیم و در این شرایط نباید سیاست های اتخاذ شده را در راستای مدیریت بهره‌وری ،‌ بلکه بیشتر مجموعه‌ای از هنجارها و رهنمودها برای مدیریت افراد و انجام کار به روشی جدید دانست .در راستای شکل‌گیری این این انعطاف‌پذیری باید سطح مناسبی از ارتباط بین مدیران و تیم آنها مشخص شود. مثل انتظارات از پاسخگویی، در دسترس بودن و انتخاب مناسب‌ترین روش‌هایی که برای هر دو طرف بهترین نتیجه را دارد.

۳.تعاملات دائمی

از آنجایی که هنوز نشانه‌ای مبتنی بر پایان شرایط خاص کنونی دیده نمیشود، لازم است عملیات تجارتی در بستری مطمئن انجام پذیرد. ارتباطات، در واقع چهارچوبی است که پایه و اساس یک فرهنگ کار متناسب و درست را شکل می‌دهد و شکل‌د‌هی آن میان افراد از راه دور سخت ولیکن ممکن است. از طریق برخی محیط‌ها و ابزارهای آنلاین با فضای مناسب میتوانید ارتباطات درون‌سازمانی را از دور مدیریت کنید. کار در خانه قطعا نمی‌تواند به اندازه ی حضور در محیط فیزیکی شرکت، کارمندان را به انجام وظایف ترغیب کند و ممکن است برای آنها خسته کننده و کسالت آور باشد اما شما می‌توانید کارمندانتان را به سندنگاری و ثبت دقیق جزئیات روز کاری تشویق کنید و با استفاده از این داده‌ها پیشرفت امور و میزان دخالت هر یک از کارکنان در آن را اندازه‌گیری کنید.

• در برقراری ارتباط با تیم هایتان پیش قدم باشید
• از اول انتظاراتتان را مشخص کنید
• از کارمندانتان در مورد ترجیحشان در چگونگی برقراری ارتباط سوال کنید
• از نرم افزارها و ابزار مدیریت‌پروژه استفاده کنید
• یک جدول برنامه‌ریزی روزانه و تو دو لیست تنظیم کنید
• یک فرهنگ دورکاری متناسب با فرهنگ اصلی شرکت تنظیم کنید
• ادبیات و لحن خود را بازبینی کنید
• تایم کاری مشخصی برای انجام وظایف تعیین کنید

۴.شکل‌دهی تیم‌های فعال و تشویق فعالیت تیمی

حفظ تعامل مستمر با تیم فروش به‌وسیله تشویق و فعال نگه‌داشتن آنها یکی از وظایف مهم در زمان دورکاری است. به راحتی میتوانید این کار را از طریق ایجاد یک خبرنامه و پرسش سوالات متعدد به صوررت هفتگی انجام دهید. همچنین با برگزاری کارگاه‌های آنلاین تخصصی و مرتبط با هر تیم، میتوانید در زمینه توانمندسازی نیروی انسانی خود قدمی پیش بگذارید. تابلوی امتیازات از دیگر روش های موثر در پیشبرد وظایف و هم‌راستا ‌سازی اهداف شخصی و گروهی و هدایت اهداف فردی در جهت مطلوب سازمان است. مدیران باید بدانند که قدرت واقعی آنها در تیم‌شان نهفته است. پس حفظ این قدرت برای ادامه مسیر سازمان در جهت درست مهم است.